Systemguide · Fastighetsförvaltare

Offerter för fastighetsförvaltare

För en fastighetsförvaltare går offerter åt två håll. Ni tar in offerter från entreprenörer inför underhåll och reparationer, och ni lämnar själva offerter på förvaltningsuppdrag till bostadsrättsföreningar och fastighetsägare. Få system är byggda för båda, så det lönar sig att först avgöra vilket flöde som är störst hos er.

Vanliga utmaningar för fastighetsförvaltare

Inhämtade offerter ska jämföras

Inför ett takbyte eller en fasadrenovering tar ni in flera offerter som ska jämföras på lika villkor och presenteras för styrelsen eller ägaren. Det sker ofta via mejl och kalkylark.

Godkännande före utförande

Arbetsorder som går över en viss beloppsgräns kräver ofta prisuppgift och godkännande från fastighetsägaren innan de utförs. Det behöver gå snabbt utan att kontrollen försvinner.

Egna offerter på förvaltningsuppdrag

När ni lämnar anbud på teknisk eller ekonomisk förvaltning är offerten ett avtalsförslag med tjänstebeskrivning, arvode och villkor. Det liknar försäljning till företag mer än en hantverkaroffert.

Debitering till hyresgäst

När en hyresgäst har orsakat en skada ska kostnaden kunna vidaredebiteras. Det kräver att offert eller kostnad är kopplad till rätt objekt och arbetsorder.

Det här ska du titta efter

  • Vilket flöde är störst hos er: inhämtade offerter, egna anbud eller prisuppgifter på arbetsorder?
  • Kan offerter och prisuppgifter kopplas till fastighet, objekt och arbetsorder?
  • Finns ett godkännandeflöde för arbeten över en viss beloppsgräns?
  • Går egna förvaltningsofferter att e-signera med tydlig tjänstebeskrivning?
  • Kan offerter från olika entreprenörer ställas upp sida vid sida?

System för offert och kalkyl som fastighetsförvaltare använder

Ett urval av system på marknaden som passar branschen. Uppgifterna kommer från leverantörernas egna webbplatser – kontrollera alltid aktuella villkor hos leverantören.

REKYL

REKYL (Aceve Sverige AB)

Webbplats

Verksamhetssystem för bygg- och fastighetsföretag med arbetsorder, tidrapportering, offert, ÄTA, KMA-dokument och personalliggare, med branschmoduler för service och entreprenad.

Ett verksamhetssystem för bygg- och fastighetsföretag med servicemodul för felanmälan och avtalsfakturering, samt arbetsorder och offert. Passar förvaltare med egen driftpersonal.

  • Branschmoduler för service (avtalsfakturering, felanmälan) och entreprenad (lyftplan)
  • Färdiga KMA-dokument som egenkontroll och riskanalys
  • Öppet API och EDI-följesedlar
  • Pris per användare (dator och mobil) utöver paketavgift
  • Fakturaunderlag skickas till externt ekonomisystem – ingen inbyggd bokföring

Pris: Starter 599–630 kr/mån + 295–310 kr per datoranvändare och 145–155 kr per mobilanvändare; Pro från 1 499 kr/mån, Elite från 2 999 kr/mån; pris beror på avtalslängd och debiteringsperiodEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.

GoSorted

GoSorted

Webbplats

Affärssystem för serviceföretag med branschsidor för bl.a. flyttfirmor, låssmeder, städ, måleri och golvläggning. Samlar förfrågningar, offert, planering, tid och lön, dokumentation och fakturering.

Samlar förfrågningar, offert, planering och fakturering för serviceföretag. Ett generellt system snarare än ett förvaltningssystem.

  • Flyttflöde med fordon, mellanlagring, extra stopp och fotodokumentation av skador
  • För låssmeder: akuta låsöppningar och serviceavtal i samma system, geo-stämpling
  • Fakturering med Swish och Klarna, tidbank och löneunderlag
  • Generellt system för många servicebranscher, inte specialbyggt för en enskild bransch
  • Bokföring sker via integration med externt ekonomisystem

Pris: Pris på förfråganEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.

Oneflow

Oneflow AB

Webbplats

Svensk plattform för digitala avtal där dokument skapas, förhandlas och signeras digitalt, med godkännandeflöden och eID-signering.

Passar egna anbud på förvaltningsuppdrag: avtal och offerter som redigerbara dokument med signeringsordning och kommentarer. Ingen kalkyl eller fakturering.

  • Avtal och offerter som redigerbara digitala dokument med signeringsordning och kommentarer
  • eID-signering (tillägg)
  • Integrationer mot bl.a. HubSpot, Pipedrive, Upsales, Lime CRM och Dynamics 365
  • Lägsta plan omfattar 5 användare och faktureras årsvis
  • eID-signering är betalt tillägg

Pris: Business från 2 667 kr per månad för 5 användare, faktureras årsvisEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.

Lime Go

Lime Technologies

Webbplats

Färdigt (plug-and-play) CRM för växande B2B-företag med nordisk företagsdata, säljpipeline, offerthantering och e-signering.

Ett CRM med offerthantering och e-signering för den som aktivt säljer förvaltningstjänster till föreningar och fastighetsägare.

  • Offerthantering och e-signering ingår redan i Starter
  • Nordisk företagsdata och AI-förslag på leads inbyggt
  • Integrationer mot Fortnox, Visma.net och Spiris (f.d. Visma eEkonomi)
  • Affärssystemsintegration (Visma/Fortnox) är tillägg från 999 kr/mån
  • Byggt för B2B-försäljning, inte anpassat för privatkunder/ROT-offerter

Pris: Starter 1 200 kr/mån för 3 användare vid årsbetalning (1 440 kr vid kvartalsbetalning); Grow 2 699 kr/mån (4 anv.), Business 4 499 kr/mån (5 anv.)Enligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.

Upsales

Upsales Nordic AB

Webbplats

Svensk säljplattform och CRM för B2B-säljteam med moduler för försäljning, företagsdata, marknadsautomation, prenumerationer och support.

En svensk säljplattform med offertmallar och e-signering via bland annat Oneflow och Scrive. Riktar sig mot B2B-säljteam; pris på förfrågan.

  • Offertmallar och CPQ (configure, price, quote) i CRM-delen
  • Färdiga integrationer mot Fortnox och Visma.net som skapar fakturor/order från affärer
  • E-signering via Oneflow, Scrive och GetAccept direkt från Upsales
  • Pris publiceras inte – offert på förfrågan
  • Riktar sig mot B2B-säljteam (branschsidor för industri, SaaS och media), inte specifikt mot hantverkare

Pris: Pris på förfråganEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.

HubSpot (Smart CRM / Sales Hub)

HubSpot, Inc.

Webbplats

Amerikansk CRM-plattform med gratisnivå och betalda säljpaket, med pipeline, e-postuppföljning och – i högre nivåer – offerter med e-signatur och betalning.

Gratis CRM för upp till två användare för att följa upp förvaltningsaffärer. Offerter med e-signatur kräver Professional-nivån.

  • Gratis CRM för upp till 2 användare
  • Offerter med e-signatur och betalning i offerten (Professional/Enterprise)
  • Stor marknadsplats med integrationer, bl.a. Oneflow och GetAccept
  • Offertfunktionen ingår bara i Professional och Enterprise
  • Engångsavgift för onboarding: 1 500 USD (Professional), 3 500 USD (Enterprise)

Pris: Gratis för upp till 2 användare; Starter från 7–20 USD per plats/mån; Professional 90–100 USD per plats/mån + 1 500 USD onboardingEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.

Fortnox

Fortnox AB

Webbplats

Molnbaserad ekonomiplattform med bokföring, fakturering, lön och tillägg som Tid, Offert/Order och Lager, sålt som paket eller enskilda program.

Fortnox Offert/Order kopplat till fakturering räcker för enklare offerter, till exempel på tilläggstjänster.

  • ROT/RUT/Grönt avdrag direkt på fakturan (i Fakturering Standard och Plus)
  • Fakturering kan kopplas till Tid, Offert/Order och Lager
  • Externt API och många integrationer (Integration 189 kr/mån)
  • ROT/RUT-fakturering ingår inte i gratisnivån Fakturering Enkel
  • Obligatorisk baskostnad Fortnox Access tillkommer (9–199 kr/mån beroende på antal verifikationer)

Pris: Paket från 238 kr/mån (Mini, bokföring). Liten med bokföring och Fakturering Plus från 378 kr/mån. Fakturering Standard 99 kr/mån, Plus 149 kr/mån som separata program.Enligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.

Alternativet

Ett eget system för offert och kalkyl – byggt för fastighetsförvaltare

Förvaltare har ofta ett affärssystem för hyror och ekonomi, men offerthanteringen sker i mejl och kalkylark vid sidan av. VIA Media kan bygga ett flöde som kopplar inhämtade offerter, godkännanden och arbetsorder till rätt fastighet, utan att ni behöver byta ert förvaltningssystem.

Saknas funktioner? Vi bygger det ni behöver – inget mer, inget mindre.

Inga kompromisser – systemet följer hur ni redan jobbar.

Inga licenser per användare som växer med varje anställd.

Rätt information till rätt person – inte för mycket, inte för lite.

  1. 1Förfrågningsunderlag skickas till flera entreprenörer och svaren samlas i en jämförelse
  2. 2AI som läser inkomna offerter och sammanfattar pris, omfattning och förbehåll
  3. 3Godkännande från fastighetsägaren via länk innan arbetsordern släpps
  4. 4Kostnader som orsakats av hyresgäst flaggas och blir underlag för vidaredebitering

Vanliga frågor

Hur jämför man offerter från olika entreprenörer?

Skicka samma förfrågningsunderlag till alla och be om priser i samma struktur. Då kan offerterna ställas upp sida vid sida i stället för att tolkas en och en.

Behöver en förvaltare ett offertsystem?

För egna anbud räcker ofta en avtalsmall och e-signering. Det som brukar ge mest är ett ordnat flöde för inhämtade offerter och godkännanden kopplat till arbetsorder.

Vad ska ett anbud på förvaltningsuppdrag innehålla?

En tjänstebeskrivning, arvode och vad som ingår, hur tilläggstjänster prissätts, avtalstid och uppsägning. Det gör det lättare för styrelsen att jämföra anbud.

Teknikpartners

Lovable logotyp – teknikpartner till VIAMediaLovable
Google logotyp – teknikpartner till VIAMediaGoogle
Meta logotyp – teknikpartner till VIAMediaMeta
OpenAI logotyp – teknikpartner till VIAMediaOpenAI
Claude logotyp – teknikpartner till VIAMediaClaude
Gemini logotyp – teknikpartner till VIAMediaGemini