Automatisering

Automatisera administrationen

Det mesta av kontorstiden i ett bygg- eller serviceföretag går åt till samma sak: att flytta uppgifter från ett ställe till ett annat. Förfrågan blir offert, offert blir order, order blir tid, material och faktura. Här går vi igenom vilka delar som går att automatisera, var AI gör nytta och var en människa ska ha sista ordet.

Skicka ansökan

Vad vill ni automatisera?

Automatisera offerter

Många hantverkare skriver offerter på kvällarna, med prislistor i en flik och en gammal offert som mall i en annan. En automatiserad offert hämtar mått, material och priser åt dig, så att du bara behöver granska och skicka. Det gör att kunden får svar samma dag i stället för nästa vecka.

Automatisk uppföljning av offerter

Många offerter blir aldrig besvarade, och ofta beror det på att ingen hörde av sig igen. Automatisk uppföljning håller koll på varje skickad offert, påminner kunden och dig i rätt läge och visar vilka affärer som är på väg att svalna.

Svara på förfrågningar automatiskt med AI

Förfrågningar kommer in i formulär, mejl, chatt och sociala medier, ofta medan alla är ute på jobb. AI kan läsa dem, ställa följdfrågor, svara kunden direkt och lägga ärendet där det hör hemma. Ni slipper sitta med inkorgen på kvällen, och kunden slipper vänta.

Automatisk bokning och påminnelser

Att boka ett besök hos kunden tar ofta fler samtal än själva besöket tar minuter. Med automatisk bokning väljer kunden en tid som faktiskt går ihop med dagens övriga jobb, och påminnelser gör att färre besök blir förgäves.

Tidrapporter direkt till lön och faktura

Tidrapporter på papper eller i en app som inte hänger ihop med något annat betyder att samma timmar skrivs in två eller tre gånger. När tiden rapporteras per projekt i mobilen och flyttas vidare automatiskt blir lönen rätt och fakturan komplett.

Automatisera fakturering och betalningspåminnelser

Ett jobb som är klart men inte fakturerat är pengar som ligger still. När fakturan skapas från ordern, med tid, material och ÄTA redan på plats, kan den gå iväg samma dag. Påminnelserna sköter sig sedan själva.

Automatisera inköp och materialbeställningar

När ett jobb är sålt ska materialet beställas, och det görs ofta via telefon, mejl eller grossistens webbshop med uppgifterna inskrivna för hand. En automatiserad inköpsorder utgår från det som redan står i ordern, så att rätt material kommer till rätt plats i tid.

Automatisk dokumentation och egenkontroller

Egenkontroller, foton och protokoll ska finnas för varje jobb, men de hamnar ofta i en kamerarulle eller i en pärm i bilen. När dokumentationen görs i mobilen under jobbet och sammanställs automatiskt har kunden ett färdigt protokoll när jobbet är klart, och ni har det sparat om det blir frågor senare.

Så tänker vi

Börja med det som tar mest tid

Vi börjar inte med det som är roligast att bygga, utan med den uppgift som äter flest timmar varje vecka. Ofta är det offerter eller fakturering. När den första delen fungerar bygger vi vidare därifrån – Golvvision, som växt från 8 till över 24 miljoner kronor i omsättning, bygger till exempel sitt system steg för steg från förfrågan till faktura.

Koppla ihop det ni redan har

De flesta företag har redan ett ekonomisystem, en kalender och kanske ett projektverktyg. Vi kopplar ihop dem i stället för att byta ut allt, så att samma uppgift bara behöver skrivas in en gång. Där inget befintligt system räcker bygger vi det som saknas.

En människa godkänner det viktiga

Automatiseringen tar fram underlaget, men det som kostar pengar eller binder företaget går via en människa. Offerter, ÄTA-arbeten och kreditfakturor ska någon titta på innan de skickas. Det gör systemet tryggare att lita på.

Mät tiden före och efter

Innan vi bygger något räknar vi tillsammans på hur lång tid uppgiften tar i dag. Efteråt mäter vi igen. Då vet ni om automatiseringen faktiskt gav något, och var nästa insats gör mest nytta.

Så går det till

  1. 01

    Kartläggning

    Vi går igenom hur ni jobbar i dag, vilka system ni har och var tiden försvinner.

  2. 02

    Förslag och pris

    Ni får ett konkret förslag på flödet och vad det kostar – innan något byggs.

  3. 03

    Bygge och test

    Vi bygger kopplingarna och testar med riktiga jobb tillsammans med er.

  4. 04

    Drift och övervakning

    Vi håller integrationerna igång, larmar om något går fel och bygger vidare när ni växer.

Vanliga frågor

Var ska ett litet företag börja?

Börja med den uppgift ni skjuter upp oftast eller som skapar flest misstag, ofta offerter, fakturering eller tidrapporter. En avgränsad automatisering som fungerar ger mer än ett stort projekt som aldrig blir klart.

Måste vi byta ekonomisystem eller affärssystem?

Oftast inte. Har systemet ett API, som många ekonomisystem som Fortnox eller Spiris har, går det att koppla ihop med resten. Vi säger till om något system sätter stopp för det ni vill göra.

Kan allt automatiseras?

Nej. Att bedöma ett jobb på plats, prata med en tveksam kund eller godkänna ett pris är fortfarande en människas jobb. Det som går att automatisera är flytten av uppgifter mellan system och det som görs på samma sätt varje gång.

Hur lång tid tar det att komma igång?

Det beror på hur många system som ska kopplas ihop och hur ordnade era uppgifter är i dag. En enskild automatisering kan ofta vara i drift på några veckor, medan ett helt flöde från förfrågan till faktura byggs i etapper.

Börja med det som tar mest tid

Berätta vad ni gör för hand i dag, så föreslår vi var automatisering gör störst skillnad – och vad det kostar.

  • Byggt efter hur ni jobbar
  • Inga licenser per användare
  • Kopplat till det ni redan har
Skicka ansökan

Teknikpartners

Lovable logotyp – teknikpartner till VIAMediaLovable
Google logotyp – teknikpartner till VIAMediaGoogle
Meta logotyp – teknikpartner till VIAMediaMeta
OpenAI logotyp – teknikpartner till VIAMediaOpenAI
Claude logotyp – teknikpartner till VIAMediaClaude
Gemini logotyp – teknikpartner till VIAMediaGemini