Automatisering

Automatisera inköp och materialbeställningar

När ett jobb är sålt ska materialet beställas, och det görs ofta via telefon, mejl eller grossistens webbshop med uppgifterna inskrivna för hand. En automatiserad inköpsorder utgår från det som redan står i ordern, så att rätt material kommer till rätt plats i tid.

Skicka ansökan

Så ser det ut i dag

Materialet beställs för sent

Beställningen görs när någon hinner, och ibland kommer materialet efter att jobbet skulle ha startat. Då står folk och väntar.

Fel artikel eller antal

När artiklarna skrivs av från offerten till en beställning blir det lätt fel. Ett fel mått eller en glömd detalj märks först på plats.

Fakturorna går inte att stämma av

Leverantörsfakturor ska matchas mot projekt och beställningar. Utan koppling blir det gissningar, och material hamnar på fel projekt.

Så ser det ut automatiserat

1
Order blir materiallista Automatiskt / ni
När kunden godkänt offerten tas materialet ut från kalkylen som en materiallista per leverantör.
2
Inköpsorder skapas Automatiskt / ni
Inköpsordern skapas med rätt artikelnummer, antal, leveransadress och önskat leveransdatum utifrån bokat jobb.
3
Du godkänner beställningen Automatiskt / ni
Beställningen granskas och godkänns innan den skickas, särskilt vid större belopp eller specialbeställningar.
4
Orderbekräftelse läses av AI
AI läser leverantörens orderbekräftelse och flaggar om leveransdatum, antal eller pris skiljer sig från beställningen.
5
Faktura matchas mot projekt AI
Leverantörsfakturan kopplas till inköpsordern och projektet, så att efterkalkylen stämmer.

Med AI: AI gör nytta när underlagen kommer i olika format: orderbekräftelser i PDF, mejl från leverantören eller fakturor med egna artikelbenämningar. Den kan läsa ut och jämföra uppgifterna. Beslut om att byta leverantör, godkänna dyrare alternativ eller beställa specialvaror ska tas av en människa.

Det här behövs

Kalkyler eller order där materialet finns med artikelnummer
Leverantörernas prislistor och sätt att ta emot beställningar, via API, mejl eller fil
Leveransadresser och datum kopplade till varje jobb
Gärna koppling till ekonomisystemet för leverantörsfakturor

Räkneexempel

Säg att ni lägger 60 beställningar i månaden och att varje beställning tar 15 minuter att sammanställa, skicka och följa upp. Om det blir 3 minuters granskning per beställning sparar ni 12 timmar i månaden, utöver färre felbeställningar.

Där det gör störst skillnad

Glasmästerier

Nästan varje glasjobb kräver en beställning med exakta mått. Ekmans Glas skapar inköpsordrar direkt från ordern, så att måtten inte skrivs av för hand.

VVS-företag

Badrumsrenoveringar kräver många artiklar från grossisten med leverans till rätt adress. En materiallista från kalkylen gör beställningen snabb och komplett.

Takläggare

Takmaterial beställs i stora volymer och ska levereras till arbetsplatsen inför start. Leveransdatum kopplat till bokningen minskar risken för väntan.

Vanliga frågor

Kan beställningen gå direkt till grossisten?

Det beror på hur grossisten tar emot beställningar. Många har API, filformat eller e-handel som går att koppla mot. Annars kan beställningen skickas som ett strukturerat mejl.

Hur hanteras material som redan finns i lager?

Om ni har ett lagerregister kan systemet dra av det som finns innan beställningen skapas. Har ni inget register beställs allt, och ni stryker det som redan finns vid granskningen.

Vad händer om priset hos leverantören ändrats?

Avvikelser mellan kalkylerat pris och pris i orderbekräftelse eller faktura flaggas. Då kan ni se om marginalen påverkas och om kunden behöver informeras.

Mer som går att automatisera

Automatisera offerter Automatisk uppföljning av offerter Svara på förfrågningar automatiskt med AI Automatisk bokning och påminnelser Tidrapporter direkt till lön och faktura Automatisera fakturering och betalningspåminnelser Automatisk dokumentation och egenkontroller Integrationer

Vad tar mest tid hos er i dag?

Berätta vad ni gör för hand, så visar vi vad som går att automatisera och vad det sparar.

Byggt efter hur ni jobbar
Inga licenser per användare
Kopplat till det ni redan har