Automatisering

Automatisera fakturering och betalningspåminnelser

Ett jobb som är klart men inte fakturerat är pengar som ligger still. När fakturan skapas från ordern, med tid, material och ÄTA redan på plats, kan den gå iväg samma dag. Påminnelserna sköter sig sedan själva.

Skicka ansökan

Så ser det ut i dag

Fakturan väntar på underlag

Tidrapporter, följesedlar och ändringar ska samlas in innan någon kan skriva fakturan. Det kan dröja veckor efter att jobbet är klart.

ÄTA-arbeten glöms bort

Tilläggsarbeten som kom upp på plats och godkändes muntligt kommer inte med på fakturan. Ibland blir det i stället en tvist om vad som faktiskt var överenskommet.

ROT och RUT blir fel

Om arbete och material inte är rätt uppdelade, eller kunduppgifterna saknas, blir ansökan om utbetalning fel och måste rättas i efterhand.

Ingen påminner i tid

Förfallna fakturor upptäcks först när kassan känns tunn. Att jaga betalningar är tråkigt och skjuts gärna upp.

Så ser det ut automatiserat

1
Jobbet markeras som klart Automatiskt / ni
När jobbet avslutas i mobilen eller projektverktyget startar faktureringen.
2
Underlaget samlas Automatiskt / ni
Godkänd tid, förbrukat material och godkända ÄTA-arbeten hämtas från ordern och läggs ihop till fakturarader.
3
AI kontrollerar fakturan AI
AI jämför fakturan med offerten och ordern och flaggar det som avviker, till exempel saknade ÄTA eller ovanligt låg tid.
4
Godkänn och skicka Automatiskt / ni
Du godkänner, och fakturan skapas i ekonomisystemet och skickas till kunden med ROT eller RUT rätt uppdelat.
5
Påminnelser går ut Automatiskt / ni
Betalningar stäms av, och är fakturan obetald efter förfallodagen skickas påminnelser enligt er rutin.

Med AI: AI kan läsa offert, order och anteckningar från jobbet och upptäcka sådant som borde stå på fakturan men saknas. Den kan också formulera fakturatexter som kunden förstår. Godkännande av fakturan, och beslut om kreditering eller inkasso, ska göras av en människa.

Det här behövs

Ett ekonomisystem med API, till exempel Fortnox eller Spiris
Order eller projekt där tid, material och ÄTA registreras
En rutin för hur ÄTA godkänns, gärna skriftligt av kunden
Kunduppgifter som behövs för ROT- och RUT-avdrag
En bestämd rutin för påminnelser

Räkneexempel

Säg att ni fakturerar 1,5 miljoner kronor i månaden och att fakturan i snitt går iväg tio dagar efter att jobbet är klart. Om den i stället skickas samma dag kommer pengarna in tio dagar tidigare, och det binder mindre kapital i rörelsen hela tiden.

Där det gör störst skillnad

Glasmästerier

Många jobb är korta och fakturan kan gå direkt efter montering. Ekmans Glas har ett flöde där ordern blir faktura i Fortnox utan att uppgifterna skrivs in igen.

Byggföretag

Större projekt faktureras löpande eller enligt betalplan, och ÄTA-arbeten är vanliga. En koppling mellan ÄTA-godkännande och faktura minskar tvisterna.

Flyttfirmor

Flytt och flyttstädning kan ge RUT-avdrag, och kunden vill ha fakturan direkt efter flytten. Underlaget för RUT behöver vara rätt redan i ordern.

Vanliga frågor

Kan fakturan skickas helt automatiskt?

För fasta priser och återkommande uppdrag går det bra. För jobb på löpande räkning eller med ÄTA rekommenderar vi ett snabbt godkännande innan fakturan går iväg.

Hur dokumenteras ÄTA så att de kommer med?

ÄTA kan registreras i mobilen på plats och skickas till kunden för godkännande. När kunden godkänt följer arbetet automatiskt med till fakturan.

Sköter systemet ansökan om ROT och RUT?

Systemet kan ta fram underlaget med rätt uppdelning och kunduppgifter. Hur själva ansökan görs beror på ert ekonomisystem, och den ska kontrolleras av en människa.

Mer som går att automatisera

Automatisera offerter Automatisk uppföljning av offerter Svara på förfrågningar automatiskt med AI Automatisk bokning och påminnelser Tidrapporter direkt till lön och faktura Automatisera inköp och materialbeställningar Automatisk dokumentation och egenkontroller Integrationer

Vad tar mest tid hos er i dag?

Berätta vad ni gör för hand, så visar vi vad som går att automatisera och vad det sparar.

Byggt efter hur ni jobbar
Inga licenser per användare
Kopplat till det ni redan har