Fastighetsförvaltare behöver tid per fastighet och arbetsorder och ett sätt att skilja det som ingår i förvaltningsavtalet från det som ska debiteras extra. Felanmälningar, planerad skötsel och jour ska alla landa i samma tidrapport.
En del av fastighetsskötarens tid ingår i det fasta förvaltningsarvodet, en del är tilläggsuppdrag som ska debiteras fastighetsägaren. Märks tiden inte rätt vid rapporteringen försvinner intäkter eller uppstår diskussioner om fakturan.
Felanmälningar från hyresgäster
Droppande kranar och trasiga lås kommer in som felanmälningar och blir arbetsorder. Tid per ärende visar vilka fastigheter som kräver mest och underlättar när en hyresgäst ska betala för en skada.
Planerad skötsel och säsong
Rondering, trappstäd, snöröjning och gräsklippning återkommer enligt schema. Rapportering mot schemat sparar tid, men avvikelserna måste synas.
Jour och beredskap
Vattenläckor och larm utanför kontorstid ger jourersättning och ibland utryckning. Beredskap och faktisk utryckning ska hållas isär både i lönen och i debiteringen.
Det här ska du titta efter
Kan tid rapporteras per fastighet, objekt och arbetsorder?
Kan ni markera om tiden ingår i avtalet eller ska debiteras extra?
Blir en felanmälan en arbetsorder med tid utan att skrivas in igen?
Hanteras jour, beredskap och OB i löneunderlaget?
Kan fakturaunderlag per fastighetsägare tas fram automatiskt?
System för tidrapportering som fastighetsförvaltare använder
Ett urval av system på marknaden som passar branschen. Uppgifterna kommer från leverantörernas egna webbplatser – kontrollera alltid aktuella villkor hos leverantören.
Verksamhetssystem för bygg- och fastighetsföretag med arbetsorder, tidrapportering, offert, ÄTA, KMA-dokument och personalliggare, med branschmoduler för service och entreprenad.
Verksamhetssystem för bygg- och fastighetsföretag med en servicemodul för avtalsfakturering och felanmälan, arbetsorder och tidrapport med kartspårning. Fakturaunderlaget går till ett externt ekonomisystem.
Branschmoduler för service (avtalsfakturering, felanmälan) och entreprenad (lyftplan)
Färdiga KMA-dokument som egenkontroll och riskanalys
Öppet API och EDI-följesedlar
Pris per användare (dator och mobil) utöver paketavgift
Fakturaunderlag skickas till externt ekonomisystem – ingen inbyggd bokföring
Pris: Starter 599–630 kr/mån + 295–310 kr per datoranvändare och 145–155 kr per mobilanvändare; Pro från 1 499 kr/mån, Elite från 2 999 kr/mån; pris beror på avtalslängd och debiteringsperiodEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Affärssystem för serviceföretag med branschsidor för bl.a. flyttfirmor, låssmeder, städ, måleri och golvläggning. Samlar förfrågningar, offert, planering, tid och lön, dokumentation och fakturering.
Affärssystem för serviceföretag med planering, tid och lön, dokumentation och fakturering. Det är generellt för flera servicebranscher, så kontrollera hur det hanterar förvaltningsavtal och felanmälningar.
Flyttflöde med fordon, mellanlagring, extra stopp och fotodokumentation av skador
För låssmeder: akuta låsöppningar och serviceavtal i samma system, geo-stämpling
Fakturering med Swish och Klarna, tidbank och löneunderlag
Generellt system för många servicebranscher, inte specialbyggt för en enskild bransch
Bokföring sker via integration med externt ekonomisystem
Pris: Pris på förfråganEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Workforce management-plattform med automatisk schemaläggning, tidrapportering och behovsplanering för verksamheter med schemalagd personal.
Workforce management med branschlösning för facility management, automatisk schemaläggning och regelbaserad validering av timmar. Byggt för schemalagd personal snarare än arbetsorder; pris efter behovsgenomgång.
Automatisk schemaläggning och behovsplanering
Regelbaserad validering av arbetade timmar
Löne- och HR-integrationer
Utvecklat för verksamheter med schemalagd personal (handel, logistik, hotell/restaurang, facility management, vård), inte för projektbaserade hantverkare
Inga publicerade priser – offert efter behovsgenomgång
Pris: Pris på förfråganEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Webbaserat tidsystem med app för stämpling, avvikelse- och projektrapportering, frånvaro och attest, med export till lön och fakturaunderlag.
Olika rapporteringssätt per personalgrupp, till exempel stämpling för fastighetsskötare och projektrapportering för tekniker, och projektredovisning med fakturaunderlag. Exporterar till flera lönesystem.
Olika rapporteringssätt per personalgrupp (stämpling, avvikelse, projekt)
Projektredovisning med budget och fakturaunderlag
Attest via app med pushnotiser
Generellt HR-/tidsystem för hela företag, inte specifikt anpassat för hantverkare
Ingen personalliggare nämns i produktbeskrivningen
Pris: Pris på förfråganEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Webbaserat system för tidrapportering, stämpling, frånvaro och attest med app, som säljs i paketet Lön + Tid tillsammans med Kontek Lön eller fristående.
Tidrapporten går direkt till Kontek Lön med stöd för fler än 450 kollektivavtal, och tid kan läggas på projekt och kunder. Passar förvaltare som redan kör lönen i Kontek.
Tidrapport går direkt till Kontek Lön med stöd för 450+ kollektivavtal
Stämpling eller avvikelserapportering samt tid på projekt och kunder
Tillägg för schemaläggning/bemanning (HRM Plan) och reseräkning
Generellt löne-/HR-system, inte specifikt anpassat för hantverkare
Ingen personalliggare nämns i produktbeskrivningen
Pris: Pris på förfråganEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Tidrapportering, stämpelklocka och elektronisk personalliggare i mobilapp där man bara betalar för aktiva användare.
Stämpelklocka och tidrapportering där ni bara betalar för aktiva användare. Offert, projektekonomi och fakturering ingår inte, så debiteringen görs i ett annat system.
Personalliggare ingår i priset
Betalar endast för användare som checkat in under månaden, halva priset för underentreprenörer
Ingen startavgift och ingen bindningstid
Renodlad tid- och närvarotjänst – offert, projektekonomi och fakturering ingår inte
Pris: 129 kr per aktiv användare och månad (1–9 användare), 103 kr (10–19), 90 kr (20–39), exkl. momsEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Tilläggstjänst i Fortnox för att registrera arbetad och debiterbar tid, material och utlägg per kund och projekt, i app eller webb, som underlag för faktura och lön.
Registrerar debiterbar tid, material och utlägg per kund och projekt som underlag för faktura och lön i Fortnox. Rimligt för mindre förvaltare som redan har Fortnox; schemaläggning nämns inte.
Tid blir direkt underlag för fakturering och lön i Fortnox
Uppföljning per kund, projekt och kostnadsställe
Registrering i app eller webb
Tillägg som kräver ett Fortnox-startpaket
Ingen personalliggare eller schemaläggning nämns i produktbeskrivningen
Pris: Tid 89 kr/mån enligt Fortnox prislista (listpris vid 12 månaders avtal; 15 % tillägg vid 3 månader)Enligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Tilläggsmodul i ekonomiplattformen Spiris (f.d. Visma eEkonomi/Visma Spcs) för tidredovisning, körjournal, material, ÄTA-projekt och projektplanering med mobilapp.
Tidredovisning, körjournal och material med attest i flera steg och tidbank, direkt till fakturering och lön i Spiris. Kräver ett Spiris-abonnemang.
Underlag går direkt till fakturering och lön i Spiris
Attest i flera steg och tidbank
ÄTA-projekt kan särskiljas från ursprungsprojektet
Tillägg som kräver ett Spiris-abonnemang
Ingen personalliggare nämns i produktbeskrivningen
Pris: Tid & Projektplanering från 269 kr/mån som tillägg till Spiris-abonnemangEnligt leverantören, kontrollerat oktober 2026. Kan ha ändrats.
Alternativet
Ett eget system för tidrapportering – byggt för fastighetsförvaltare
Ett eget system är ofta rätt för förvaltare, eftersom avtalsupplägg, fastighetsägare och felanmälningsflöden skiljer sig mycket mellan bolag och få standardsystem täcker både arbetsorder och avtalslogik. VIA Media kan bygga flödet från felanmälan till debitering och koppla det till ert ekonomisystem.
Saknas funktioner? Vi bygger det ni behöver – inget mer, inget mindre.
Inga kompromisser – systemet följer hur ni redan jobbar.
Inga licenser per användare som växer med varje anställd.
Rätt information till rätt person – inte för mycket, inte för lite.
1Felanmälan från hyresgäst blir en arbetsorder på rätt fastighet, och tiden registreras på ärendet
2Regler från förvaltningsavtalet avgör automatiskt om tiden ingår eller ska debiteras fastighetsägaren
3Månadsunderlag per fastighetsägare med tilläggsarbeten, bilder och tid
4AI flaggar möjliga hyresgästorsakade skador utifrån teknikerns anteckning för granskning
5Jourutryckningar går till löneunderlag och debitering i samma steg
Märk varje arbetsorder eller tidrad med om den ingår i avtalet eller är ett tilläggsuppdrag. Ju tydligare reglerna ligger i systemet, desto mindre behöver kontoret rätta i efterhand.
Kan hyresgästen debiteras för tiden?
Ja, när hyresgästen är ersättningsskyldig för skadan. Tidrapporten med beskrivning och bilder är då underlaget för debiteringen.
Behöver fastighetsskötare stämpla in?
Det är inget krav, men stämpling ger ett enkelt underlag för lön och arbetstid när mycket av arbetet är schemalagt. För tekniker som arbetar med arbetsorder är rapportering per ärende oftast mer användbar.
'/%3e%3c/mask%3e%3cg%20mask='url(%23mask0_3001_194)'%3e%3cg%20filter='url(%23filter0_f_3001_194)'%3e%3ccircle%20cx='79.1388'%20cy='96.0857'%20r='119.827'%20fill='%234B73FF'/%3e%3c/g%3e%3cg%20filter='url(%23filter1_f_3001_194)'%3e%3cellipse%20cx='92.3162'%20cy='30.3281'%20rx='153.465'%20ry='119.827'%20fill='%23FF66F4'/%3e%3c/g%3e%3cg%20filter='url(%23filter2_f_3001_194)'%3e%3cellipse%20cx='117.345'%20cy='7.77496'%20rx='119.827'%20ry='105.234'%20fill='%23FF0105'/%3e%3c/g%3e%3cg%20filter='url(%23filter3_f_3001_194)'%3e%3ccircle%20cx='94.4282'%20cy='30.2969'%20r='72.0635'%20fill='%23FE7B02'/%3e%3c/g%3e%3c/g%3e%3cdefs%3e%3cfilter%20id='filter0_f_3001_194'%20x='-94.3897'%20y='-77.4428'%20width='347.057'%20height='347.057'%20filterUnits='userSpaceOnUse'%20color-interpolation-filters='sRGB'%3e%3cfeFlood%20flood-opacity='0'%20result='BackgroundImageFix'/%3e%3cfeBlend%20mode='normal'%20in='SourceGraphic'%20in2='BackgroundImageFix'%20result='shape'/%3e%3cfeGaussianBlur%20stdDeviation='26.8508'%20result='effect1_foregroundBlur_3001_194'/%3e%3c/filter%3e%3cfilter%20id='filter1_f_3001_194'%20x='-114.851'%20y='-143.2'%20width='414.334'%20height='347.057'%20filterUnits='userSpaceOnUse'%20color-interpolation-filters='sRGB'%3e%3cfeFlood%20flood-opacity='0'%20result='BackgroundImageFix'/%3e%3cfeBlend%20mode='normal'%20in='SourceGraphic'%20in2='BackgroundImageFix'%20result='shape'/%3e%3cfeGaussianBlur%20stdDeviation='26.8508'%20result='effect1_foregroundBlur_3001_194'/%3e%3c/filter%3e%3cfilter%20id='filter2_f_3001_194'%20x='-56.1831'%20y='-151.16'%20width='347.057'%20height='317.87'%20filterUnits='userSpaceOnUse'%20color-interpolation-filters='sRGB'%3e%3cfeFlood%20flood-opacity='0'%20result='BackgroundImageFix'/%3e%3cfeBlend%20mode='normal'%20in='SourceGraphic'%20in2='BackgroundImageFix'%20result='shape'/%3e%3cfeGaussianBlur%20stdDeviation='26.8508'%20result='effect1_foregroundBlur_3001_194'/%3e%3c/filter%3e%3cfilter%20id='filter3_f_3001_194'%20x='-31.3369'%20y='-95.4683'%20width='251.53'%20height='251.53'%20filterUnits='userSpaceOnUse'%20color-interpolation-filters='sRGB'%3e%3cfeFlood%20flood-opacity='0'%20result='BackgroundImageFix'/%3e%3cfeBlend%20mode='normal'%20in='SourceGraphic'%20in2='BackgroundImageFix'%20result='shape'/%3e%3cfeGaussianBlur%20stdDeviation='26.8508'%20result='effect1_foregroundBlur_3001_194'/%3e%3c/filter%3e%3clinearGradient%20id='paint0_linear_3001_194'%20x1='61.061'%20y1='31.6318'%20x2='114.991'%20y2='179.932'%20gradientUnits='userSpaceOnUse'%3e%3cstop%20offset='0.025'%20stop-color='%23FF8E63'/%3e%3cstop%20offset='0.56'%20stop-color='%23FF7EB0'/%3e%3cstop%20offset='0.95'%20stop-color='%234B73FF'/%3e%3c/linearGradient%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e){kind=small}
